Comment créer et organiser un registre de sécurité ?

Étape 1 : Identifier les catégories d’informations à inclure

Il doit contenir diverses catégories d’informations, notamment :

• Les informations générales : Les coordonnées de l’entreprise, de l’établissement, c’est-à-dire le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, et les détails de contact de la personne responsable de la sécurité.
• Le plan et les consignes d’évacuation : Le plan détaillé indiquant les sorties de secours, les itinéraires d’évacuation, les points de rassemblement, et d’autres éléments essentiels en cas d’urgence.
• Les procédures de sécurité : Les procédures détaillées pour différents scénarios, tels que les incendies ou encore les fuites de produits chimiques.
• Les formations en matière de sécurité : Les dossiers de formation des employés, y compris les noms des employés formés, les dates de formation, les sujets abordés, et les résultats des évaluations de compétence.
• Procédures de signalement : Les instructions pour les employés sur la manière de signaler les incidents ou les préoccupations en matière de sécurité.
• Les équipements de sécurité : Les informations sur l’entretien, les vérifications, les tests, et les certifications des équipements de sécurité, tels que les extincteurs et les alarmes incendie.

• Les équipements de premiers secours : L’emplacement d’une trousse de premiers secours, leur contenu, et les dates de vérification.
• Les produits chimiques : Les fiches de données de sécurité (FDS) des produits chimiques utilisés dans l’établissement, ainsi que les procédures de manipulation, de stockage, et d’élimination en toute sécurité.
• La communication en matière de sécurité : Les communications internes et externes liées à la sécurité, telles que les rapports aux autorités compétentes et les informations diffusées aux employés.
• Les vérifications périodiques : Construction, installations électriques, éclairage, gaz, chauffage, désenfumage, cuisson, détection incendie
• Les rapports d’incidents : Des rapports complets sur tous les incidents, y compris les accidents du travail, les blessures, les incidents environnementaux, les vols et les incendies.
• Les inspections et audits : Les rapports d’inspections de sécurité régulières, les audits de sécurité, et les résultats des évaluations de risques. Ces informations permettent de suivre les problèmes potentiels et les mesures correctives prises.

Étape 2 : Créer une structure organisée

La création d’une structure organisée pour le registre de sécurité est essentielle pour garantir sa lisibilité, son accessibilité, et son efficacité dans la gestion de la sécurité au travail. Une structure bien conçue facilite la navigation dans le registre, ce qui est particulièrement important en cas d’urgence.

• Il est conseillé d’inclure une table des matières en première page. Elle répertorie toutes les sections du registre avec des numéros de page correspondants. Cela permet aux utilisateurs de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.
• La page de garde est idéale pour résumer les informations clés, telles que les coordonnées de l’entreprise, la date de la dernière mise à jour, et une brève description du contenu du registre.
• Il peut être pertinent d’organiser certaines sections du registre chronologiquement. Par exemple, les rapports d’incidents peuvent être classés par ordre chronologique pour suivre l’évolution des événements au fil du temps.
• Il est possible d’inclure une liste de contrôle ou une feuille de suivi à la fin de chaque section pour indiquer les éléments déjà complétés ou ceux qui nécessitent des mises à jour.

Cet accessoire incendie est à conserver dans un endroit sûr et accessible à tous les employés autorisés.
Au même titre que le plan de sécurité incendie, une structure claire permet à chacun de naviguer facilement dans le registre, de trouver rapidement les informations nécessaires, et de contribuer à la sécurité globale de l’entreprise.

Étape 3 : Collecter les informations

La collecte d’information est une étape cruciale pour garantir que le document soit complet, précis, utile et à jour. Cette étape implique de rassembler toutes les données nécessaires pour chaque catégorie.

Par exemple, pour les rapports d’incidents, il est essentiel de documenter chaque incident dès qu’il se produit. Cela comprend la date, l’heure, l’endroit, les personnes impliquées, les blessures éventuelles, les dommages matériels, les témoins, et les circonstances entourant l’incident. Ou encore, il est essentiel de récupérer les copies des dossiers de formation de chaque employé, y compris les certificats de formation, les notes, et les évaluations de compétence. Ces données doivent indiquer qui a suivi quelles formations et quand.

La précision et la fiabilité des données sont essentielles pour prendre des décisions éclairées en matière de sécurité et pour se conformer aux réglementations en vigueur.

Étape 4 : Formater le registre

La mise en forme du registre de sécurité est essentielle pour rendre le document lisible, organisé et convivial. Il peut s’agir de couleurs pour mettre en évidence et attirer l’attention sur des informations importantes (surligner en rouge les étapes d’une évacuation d’urgence) mais également de la police et de la taille des caractères. Il est préférable de choisir des polices de caractères lisibles et des tailles de police appropriées.

Enfin, pour assurer la durabilité du registre, il est préférable d’utiliser une reliure robuste. Vous pouvez également envisager de plastifier certaines pages pour les protéger contre les déversements de liquides.

Étape 5 : Mettre en place un système de mise à jour

La sécurité au travail évolue constamment, et il est donc crucial d’actualiser le registre en conséquence.

L’entreprise doit déterminer la fréquence à laquelle chaque section du registre doit être mise à jour. Certaines informations, telles que les rapports d’incidents, doivent être mises à jour immédiatement après l’incident. D’autres sections peuvent être révisées mensuellement, trimestriellement ou annuellement en fonction de leur nature.

Le chef de l’établissement est l’unique responsable de sa mise en place et de son actualisation. Ce dernier doit suivre les procédures de mise à jour, qui indiquent les directives spécifiques sur la manière de documenter les nouvelles informations, de supprimer les informations obsolètes, et de conserver les enregistrements précédents pour référence.

Ce dernier à l’obligation de se tenir informé des meilleures pratiques en matière de sécurité et des exigences légales en constante évolution.
Il a également comme mission de communiquer auprès de ses employés pour leur rappeler l’importance de la mise à jour du registre et pour les encourager à signaler tout changement ou incident pouvant nécessiter une mise à jour.

Étape 6 : Sensibiliser les employés

La création et l’organisation d’un registre de sécurité est essentielle pour garantir un environnement de travail sûr et rester conforme à la législation en vigueur. Ce document de gestion du risque bien structuré, régulièrement mis à jour et facilement accessible est un atout précieux pour toute entreprise soucieuse de la sécurité de ses employés.